Services Achats et Prestataires
Des liaisons houleuses vers une relation pacifiée

de gauche à droite : François Girard (Délégué Général de la CDAF), Anissa Mansour (Fondatrice de Rosenzweig Conseil), Eric Phelippeau (Président de la FNIM), Yann Henri Grynfogel (Directeur Financier Saatchi & Saatchi Health).

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Thème ô combien important, les relations entre acheteurs et prestataires sont au cœur de nos métiers, comme le montre la dernière enquête FNIM de novembre* dont nous révélons les résultats. Complexes, parfois conflictuelles, comment essayer de les rendre plus efficientes ? Eléments de réponses, sous forme de table ronde, avec trois invités : François Girard, délégué général de la CDAF (Compagnie des dirigeants et acheteurs de France) ; Anissa Mansour (biologiste, fondatrice de Rosenzweig Conseil) et Yann Henri Grynfogel (directeur financier Saatchi & Saatchi Health).

Présentation des invités

François Girard : « La CDAF est née en 1945 pour avant tout gérer les problèmes de pénurie de l’après-guerre. La Compagnie, association de référence de la fonction Achats, fédère 2000 adhérents qui représentent 250 Mds de CA. Son objectif est de défendre la fonction Achats, la manière de l’exercer et l’éthique dans laquelle elle s’inscrit. Pour employer une image qui vous est familière, c’est en quelque sorte un « Ordre des acheteurs ». Très tôt, dès 1951, la CDAF a élaboré un code d’éthique de la fonction toujours en vigueur : les fondamentaux de l’éthique commerciale sont d’une remarquable stabilité ! Il y a cinq ans, nous avons rédigé une charte des relations fournisseurs responsables en 10 points pour mieux gérer les relations d’un côté (acheteur) comme de l’autre (vendeur), même si c’est plutôt l’acheteur qui aujourd’hui mène la relation commerciale : le but est d’encourager les bonnes pratiques tout en décourageant les mauvaises ».

Anissa Mansour : « Après plusieurs années passées dans le secteur pharmaceutique, j’ai décidé de monter un cabinet dédié aux achats et spécialisé dans le conseil aux PME, en particuliers les petites biotechs. Je travaille, entre autres, sur une centrale de référencement pour fédérer tous leurs achats ou encore sur des aides pour mieux répondre aux appels d’offre ».

Yann Henri Grynfogel : « Nous avons des relations de plus en plus fréquentes avec les acheteurs, et parfois lourdes. Nous sommes confrontés à des problématiques de référencement assez pesantes avec des e-process qui passent le plus souvent par le logiciel SAP. Mais la relation avec les acheteurs clients est devenue au fil du temps stratégique ».

Q&R

Faut-il répondre à des demandes RFI (consultation sur les prestations) ou à un RFQ (consultation sur les prix) ?

A. Mansour : « Cela demande du temps et cela coûte de l’argent, surtout pour le RFQ. Je ne suis pas partisane de remplir un RFI, adressé à des dizaines de prestataires, qui s’apparente à de la collecte de data. Or, pour un acheteur, la priorité est de connaître le marché sans pour cela soutirer de l’information aux prestataires ».

Y.H. Grynfogel : « La difficulté est de répondre à toutes les questions. Notre règle chez Saatchi est de ne communiquer aucune information financière à part celles qui sont publiques. De plus, il arrive fréquemment que l’on manque d’interlocuteurs (acheteurs) pour renseigner le questionnaire demandé ».

F. Girard : « Il peut y avoir un intérêt à se mettre d’accord sur la pertinence des questions posées par la procédure Achats : que peut-on demander et ne pas demander dans le cadre d’un RFI ? Si on veut engager des relations constructives, on est obligés d’entamer un dialogue. D’où l’importance des rencontres acheteurs/prestataires, autrement plus riches qu’une série de chiffres sur un tableau Excel ».

Souvent, on (l’acheteur) nous dit : on n’a pas le temps…

A. Mansour : « Quand on se trouve du côté acheteur, les gens sont très sollicités : multiples appels, prospectus, contacts avec la hiérarchie (je vous appelle sur recommandation du directeur)… L’acheteur est souvent contraint par des directives centrales qui émanent du Siège, en France ou ailleurs. Il ne sert à rien de rencontrer des prestataires alors qu’on a pour ordre de traiter avec un seul interlocuteur – jusqu’au nouvel appel d’offre. Dans certaines entreprises, l’acheteur est une sorte de punching ball : il reçoit des coups en interne, par exemple de la part du marketing, et en externe par le fournisseur qui se plaint de ne pas être reçu ».

Y.H. Grynfogel : « En interne, il faut rationaliser les Achats pour ne pas acheter 10 fois la même prestation à 10 fournisseurs différents et pour 10 variantes de coût ».

Dans l’idéal, quel serait le rôle de l’acheteur ?

F. Girard : « La profession n’étant pas encore bien normée, contrairement à d’autres tels les experts comptables ou les avocats par exemple, on est encore loin de l’idéal. On croit que les achats, c’est facile, alors que c’est un métier très technique qui ne se réduit pas à la sempiternelle économie d’échelle qui conduit aux achats groupés. Le plus proche cousin germain d’un acheteur, c’est le vendeur (malheureusement en France, le vendeur d’aujourd’hui est bien moins formé que celui d’il y a 40 ans). Il y a un vrai besoin de « normer » la profession. Car l’acheteur a une responsabilité sociétale, en référence à la RSE : c’est la survie des entreprises qui, au bout du compte, est en question ».

A. Mansour : « Dans l’idéal, je voudrais que les acheteurs servent de lien entre le monde interne des entreprises et l’extérieur pour créer des synergies et du co-développement pour partager la valeur. C’est la définition d’une relation gagnant-gagnant ».

Y. H. Grynfogel : « J’aime bien cette idée du rapport humain et du coup, d’avoir des acheteurs plus en amont dans la relation client-fournisseur au lieu de se cantonner à un rôle de cost killer ».

Résultats commentés de l’enquête FNIM « Service Achats et Prestataires »

Question : dans votre activité, rencontrez-vous les Services Achats ? 58% du panel répond « régulièrement » (70% pour les agences de communication) et 41% « parfois ».

Question : disposez-vous d’une politique adaptée au service Achats de vos clients ? Réponse : oui à 42% (mais 79% des prestataires disposant d’un politique Achats rencontrent les acheteurs régulièrement) et 58% non.

F. Girard : « Aller à la rencontre des acheteurs est une très bonne chose : c’est l’occasion de faire le point sur d’autres sujets que le dossier pour lequel on l’a sollicité – notamment les futures activités, les perspectives etc ».

A. Mansour : « Pour les PME prestataires, la connaissance des process des grands groupes clients les rend pertinentes dans leur approche et le taux de réussite progresse de façon spectaculaire ».

Question : comment qualifieriez-vous vos relations avec les Achats ? 86% jugent positives les relations, mais 23% précisent qu’elles sont « difficiles » et 62% « correctes ».

F. Girard : « Quand les procédures sont connues et respectées de part et d’autre, il n’est pas surprenant que les relations soient correctes ».

Y. H. Grynfogel : « Je parlerais plutôt de contacts corrects, mais difficiles. D’un côté, on veut vendre le plus cher possible, de l’autre acheter le moins cher. Dans nos métiers, il n’y a pas de prix de marché ».

F. Girard : « Cela pose la question du ROI qui est en fait le seul indicateur du prix du marché. On peut acheter relativement cher une prestation qui va augmenter le ROI : ça coûte cher, mais ça me rapporte tant ».

A. Mansour : « Le juste prix c’est aussi celui de la « juste qualité », de la prestation recalibrée en fonction de l’équilibre prix/efficacité de la prestation ».

Question : pensez-vous que les services Achats connaissent bien vos métiers ? La réponse est sans appel : c’est non pour 78% des sondés.

Question : pensez-vous que les services Achats vous font gagner du temps ? Réponse négative à une large majorité (84 %).

Question : les contrats proposés par les services Achats sont-ils faciles à gérer ? Non pour 67% de l’échantillon (et non à 60% même quand les rencontres sont régulières).

Question : considérez-vous que les rapports que vous entretenez avec les services Achats ont évolué au cours des 5 dernières années ? Appréciation positive pour 78% du panel, mais l’évolution est plutôt négative avec 41% qui les qualifient de « complexes » et 12% de « difficiles » contre 30% « plus rationnelles » et seulement 1% « efficaces ».

Y. H. Grynfogel : « En résumé, ça a changé, mais en pire. Il y a une flexibilité qui a disparu à cause de la globalisation ».

F. Girard : « Dans la pharma, il y a eu nombre de fusions, acquisitions, regroupements au niveau international qui expliquent que la plupart des règles sont aujourd’hui anglo-saxonnes ».

Question ouverte : quel est selon vous le rôle des services Achats ? Pour 78% de l’échantillon, c’est de faire baisser les coûts ; pour 45%, c’est de réduire le nombre de prestataires ; et seulement 11% émettent des jugements positifs tels que « faciliter les négociations » ou « gagner du temps ».

A. Mansour : « La rationalisation est une nécessité : on ne peut pas avoir 50 fournisseurs sur une catégorie donnée. Chaque ligne sur SAP a un coût ».

Le mot de la fin, par les intervenants

Améliorer la relation achats/prestataires suppose que « l’on mette en œuvre les principes des clients » (François Girard). Anissa Mansour relève, de son côté, que « pour progresser, il est indispensable de viser un partenariat gagnant-gagnant ». Enfin, Yan Henri Grynfogel souligne que « l’on n’avancera pas tant que l’on ne se mettra pas dans les chaussures de l’autre ».

Denis Briquet pour la FNIM

*Enquête réalisée en ligne en novembre 2014 : 69 participants dont 78% secteur Santé et 46% adhérents à la FNIM. Tous les métiers de la FNIM ont été représentés.